Schweizerischer Verband der Immobilienwirtschaft

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Empfehlungen & Erläuterungen

Instandhaltungsplanung

Ein Instandhaltungsplanungstool unterstützt die Prozesse bei der Planung und Überwachung von Wartungs- und Inspektionsdienstleistungen sowie das Management für einen reibungslosen Ablauf von Reparaturmassnahmen.

Gebäude und deren technische Anlagen sind regelmässig zu warten und zu inspizieren. Ein Instandhaltungsplanungstool kann die Verträge und Fristen für die laufende Wartung und Inspektion überwachen. Des Weiteren kann ein Instandhaltungsplanungstool die Vergabe und fristgemässe Ausführung von Instandhaltungen überwachen, einschliesslich des Instandhaltungsbudgets.

Sensoren können in der Gebäudetechnik Veränderungen messen und somit noch genauer ermitteln, wann ein Defekt eintreten wird.

Jahresabrechnung und Budgetplanung

Die bekanntlich arbeitsaufwendige Erstellung von Jahresabrechnungen und Budgetplanungen, wird durch die Nutzung geeigneter Programme stark beschleunigt und vereinfacht.

Heiz- und Betriebskostenabrechnung

Bei der Digitalisierung für den Bereich der Heiz- und Betriebskostenabrechnung geht es auch darum, den Mietern die jährliche Abrechnung digital zu übermitteln und ihnen die Möglichkeit einzuräumen, über ein derartiges Kundenbeziehungsmanagementsystem, sofort und jederzeit Zugang zur Heiz- und Betriebskostenabrechnung zu gewähren. Mit der Dienstleistung solcher Programme sind Vermieter einfacher für ihren Mieter erreichbar.

Mietzinsinkasso und Mahnwesen

Die digitale Verwaltung und Steuerung vom Mietzinsinkasso und Mahnwesen erleichtert die Arbeit der Immobilienbewirtschafter erheblich.

Erfassung der Stammdaten (objekt- und personenbezogen)

Aktuelle Stammdaten (Gebäude-, Objekt-, Eigentümer-, Mieter-, Hauswart-, Handwerkerdaten etc.) sind die Grundlage einer effizienten Immobilienbewirtschaftung, weshalb die Stammdaten-Verwaltung stets im Zentrum steht. Erst wenn alle relevanten Informationen – in der Regel mittels manueller Eingabe oder Datenimport – eingegeben worden sind, ist die Software produktiv einsetzbar.

Budgetmanagement – Einnahmen und Ausgaben

Um dem zunehmenden Ergebnisdruck stand zu halten, und die Einnahmen und Ausgaben übersichtlich zu positionieren, bietet die Digitalisierung ein gutes Werkzeug für die Prozessautomatisierung und damit das Erzielen von finanziellen Einsparungen. Der Budgetabgleich ist Bestandteil des Controllings eines Bewirtschafters. Die zentrale Aufgabe ist die Überprüfung der Budgetplanung stets zu gewährleisten und somit jederzeit ausreichende Liquidität zur Verfügung zu haben.

Digitale Belegprüfung

Mit Hilfe einer professionellen Software kann eine transparente und verständliche Abrechnung für die Eigentümer erstellt werden. Durch das systematische Scannen von Rechnungen, gekoppelt mit einer OCR-Software können Belege im PDF-Format weiter automatisch gelesen und bearbeitet werden. Die Möglichkeit zur digitalen Prüfung der Belege zur Jahresrechnung, sei dies durch den Eigentümer oder seine Revisionsstelle, erfolgt somit schneller und effektiver.

Mieter- und Eigentümerkommunikation

Die Zeiten, in denen der Immobilienbewirtschafter noch um die Ecke wohnte, sind längst vorbei. Die meisten Wohnungen werden heute von professionellen Verwaltungen betreut. Künftig sollen Mieter und Eigentümer über das Internet nicht nur mit dem Bewirtschafter korrespondieren, sondern auch ähnlich wie bei einem schwarzen Brett, über ein Online-Portal zeitnah alle Informationen rund um die Immobilie abrufen können.

Digitale Buchführung, Rechnungsverwaltung und Kontoführung

Mit der digitalen Buchführung können durch einen gesteuerten Rhythmus die digitalen Belege der Buchführung bearbeitet werden. Dabei können offene Posten, Summen- und Saldolisten, betriebswirtschaftliche Auswertungen sowie jeweilige Zahlungsvorschläge und Auswertungen sofort bereitgestellt werden. Der manuelle Buchungsaufwand fällt bis auf Kontrollzwecke nahezu weg. Auch der Bankenabgleich kann somit bewirtschaftet werden.

Vertragsmanagement

Je mehr Verträge ein Unternehmen abschliessen muss, umso wichtiger ist ein zentrales Vertragsmanagement. Die Einhaltung von Fristen, die Überwachung von Risiken sowie ergebnis- oder ereignisabhängige Wiedervorlagen, lassen sich mit einem digitalen Workflow effizienter bearbeiten und nachvollziehen als mit Papierordnern.

Dokumenten- und Druckermanagement

Druckermanagement Systeme sparen durch sofortige Verfügbarkeit der Dokumente, innerhalb des gesamten Unternehmens, Zeit und Geld. Denn nur ein geringer Teil der Dokumente muss ausgedruckt werden. So können Dokumente rasch und einfach digital erstellt und verschickt werden. Das Dokumentenmanagement umfasst dabei die Erstellung, Bearbeitung, Verteilung, Ein- und Ausgabe, Archivierung und Dokumentensuche. Das Hauptziel ist eine massive Verkürzung der Bearbeitungs- und Auskunftszeit.

Mietzinsanpassung

Die digitale Prüfung und Erstellung von Mietzinsanpassungen auf Basis eines Mietspiegels oder vergleichbarer Objekte, auch nach einer Sanierung, macht diesen Prozess weniger fehleranfällig und führt zu deutlichen Zeitersparnissen. Programme für die Stammdatenverwaltung von Mietern, erstellen automatisch Erinnerungen  für Referenzzinssatz-, Index- und Kostensteigerungsanpassungen oder im Gewerbe Staffelmietzinsanpassungen. Vertragliche Regelungen werden mit Hilfe der automatischen Datenverarbeitung rechtzeitig, zuverlässig und rechtens umgesetzt.